دورکاری به چه زیرساخت ها و فناوری هایی احتیاج دارد؟ - وبلاگ وکیل من

به گزارش وبلاگ وکیل من، این روزها کشور شرایط بحران را با شیوع ویروس کرونا می گذراند و به مردم توصیه می گردد تا حد امکان از خانه خارج نشوند از این رو بسیاری از ادارات، سازمان ها، شرکت ها و حتی روزنامه ها و ... سعی نموده اند حضور خود را در محل کار کمرنگ نموده و دورکاری نمایند. اما سازمان و شرکت ها برای دورکاری به چه زیرساخت هایی احتیاج دارند؟ از چه فناوری هایی می توانند برای دورکاری استفاده نمایند؟ دورکاری با چه چالش هایی روبرو است؟ کارشناسان حوزه فناوری به این سوالات پاسخ می دهند.

فناوری های دورکاری

فناوری های زیادی برای دورکاری در دنیا و کشورمان وجود دارد که می توان در شرایط کنونی از آنها بهره گرفت. مانوئل اوهانجانیانس مدیرعامل ایسمینار با بیان مطلب فوق به ایران گفت: یکی از فناوری هایی که می توان برای ایجاد تعامل و برقراری ارتباط بین اعضای تیم و کارکنان سازمان ها و شرکت برقرار کرد استفاده از پیغام رسان های داخلی و خارجی است. حرفه ای ترین اپلیکیشن هم اسلک(Slack) است که برای گفت و گوی محیط کار طراحی و ساخته شده اما از آنجایی که این اپلیکیشن برای ما ایرانی ها تحریم است، عضو جدید نمی پذیرد . اما در این میان اقبال به سمت استفاده از پیغام رسان های خارجی مانند تلگرام به دلیل امکانات بیشتر زیاد است ولی واتس اپ و پیغام رسان های داخلی نیز می توانند، گزینه خوبی باشند. با این پیغام رسان ها می توان ارتباطات کلامی و روزمره را در دورکاری انجام داد.

اوهانجانیانس با بیان اینکه در زمینه برقراری جلسات آنلاین نیز فناوری های زیادی وجود دارد، اضافه نمود: در این زمینه می توان از اپلیکیشن هایی مانند اسکایپ و ایمو استفاده کرد که اسکایپ بهتر از بقیه اپلیکیشن هاست اما از آنجایی که این نوع اپلیکیشن ها امکان برقراری جلسات آنلاین با تعداد محدود دارند و مهمتر اینکه امکان ارسال فایل و اسکرین شات و ... وجود ندارد به همین دلیل می توان از پلتفرم های وبیناری مانند ایسمینار استفاده کرد. در این پلتفرم ها از نرم افزارهای خارجی مانند ادوبه کانکت (Adobeconect)، گوتو میتینگ(Gotomeeting)، زوم (Zoom) و نرم افزار داخلی مانند اسکای روم استفاده می گردد و امکان برگزاری جلسات آنلاین با تعداد افراد بالا وجود دارد و می توان فایل و ... نیز ارسال کرد و از صدا و تصویر با کیفیت نیز بهره برد.

وی درباره نظارت بر کارکنانی که دورکاری می نمایند، نیز گفت: برای نظارت بر افراد و وظایفی که قرار است از راه دور انجام دهند نیز نرم افزاری خوب خارجی مانند ترلو (Terlo)و تسکولو(نرم افزار داخلی) وجود دارد. با این نرم افزارها می توان برای هر کارمند وظایفی را تعریف و نظارت کرد. حتی بعضی نرم افزارها نشان می دهند که یک کارمند چه کارهایی را به چه میزانی انجام داده است. حتی نرم افزاری وجود دارد که بر میزکار افراد نظارت می نماید که افراد در میز کار خود چه میزان فعالیت داشته اند که از این نرم افزار در ایسمینار استفاده می گردد.

این کارشناس حوزه فناوری معتقد است که این نرم افزارها و یا اپلیکیشن ها تنها بر اساس وظایف تعریف می شوند و مبنا میزان ساعت حضور نیست.

اوهانجانیانس چالش اصلی در دورکاری را نبود ارتباطات احساسی و هم افزایی تیمی عنوان نمود و اضافه نمود: اما برای ایجاد دور کاری باید ابتدا بلوغ تیم کاری مشخص گردد و طبق آن از ابزارهای متناسب با بلوغ تیم، نرم افزار و اپلیکیشن و ... انتخاب گردد. چون برای تیم هایی که بخواهند در زمان بحران از دورکاری استفاده نمایند اما با ابزارها آشنا نباشند کار بسیار سخت خواهد بود و اگر بخواهند دورکاری راه اندازی نمایند برای هماهنگی و آموزش زمانی را باید صرف آن نمایند به همین دلیل کسب و کارها و سازمان ها و شرکت هایی که با ابزارها آشنایی دارند کار آسانی در پیشرو خواهند داشت.

اینترنت و نرم افزار زیرساخت دورکاری

شاهین طبری مدیرعامل چارگون نیز معتقد است که زیرساخت ها و فناوری های زیادی در زمینه دورکاری وجود دارد که اینترنت و استفاده از نرم افزارها در این زمینه می تواند مهمترین زیرساخت باشد و با آنها می توان ارتباطات صوتی و تصویری، چت و ... فراهم کرد.

طبری گفت: برای ارتباطات پیشرفته مانند برقراری جلسات آنلاین و باکیفیت و بدون قطع صدا نیز باید سخت افزار ها و نرم افزارهایی را شرکت ها و مؤسسات و سازمان ها فراهم نمایند تا بتوانند با استفاده از دوربین های ویدئویی هوشمند ارتباطات صوتی و تصویری را برقرار نمایند و مهمتر اینکه باید امکان مکانیزه کردن اطلاعات تبادلی نیز وجود داشته باشد.

وی اضافه نمود: به عبارتی دورکاری در شغل های مختلف زیرساخت های مختلفی احتیاج دارد از جمله زیرساخت ها تلفن و اینترنت است بنابراین بدون این دو امکان دورکاری وجود ندارد که خوشبختانه این دو در کشور وجود دارد . از سوی دیگر باید سازمان ها و شرکت ها سیستم های اطلاعاتی داشته باشند تا به وسیله اینترنت آنها را برای کارکنان خود قابل دسترس نمایند. البته اگر سیستم اطلاعاتی داخلی خود را راه اندازی نکرده اند اپلیکیشن هایی نیز وجود دارد که روی تلفن همراه کارکنان نصب می گردد و می توان از آن طریق کارها را از راه دور انجام داد.

این فعال حوزه فناوری معتقد است ولی موضوع مهم در این میان استفاده از سخت افزار و نرم افزار نیست، بلکه ابعاد فرهنگی و آموزشی آن است.

وی گفت: از یکسو مدیران به بحث دورکاری اعتقادی ندارند چون به جرأت می توان گفت که 90 درصد معیار پرداخت پول در بین حقوق بگیران ساعات حضور کارکنان در محل کار است و کسر کار و اضافه کار هم بر همین مبنا صورت می گیرد و هیچ معیاری برای انجام وظایف بدون حضور در محل کار و نفرساعت تعریف نشده است. دورکاری نباید بر اساس نفرساعت باشد و باید بر اساس تعریف وظایف کاری و دریافت کارهای اجرا شده باشد.

طبری اضافه نمود: به عبارتی فرهنگ این مقوله وجود ندارد. سازمان ها وقتی خود را معرفی می نمایند خیلی دوست دارند کارکنان خود را نشان دهند و هیچ سازمانی و مدیری افتخار نمی نماید که کارهایشان را با دور کاری انجام می دهند؛ 5 نفر در سازمان دارند و 300 نفر بیرون از سازمان و در اقصی نقاط کشور در حال فعالیت هستند و بهره وری بالایی هم دارند آنها ترجیح می دهند هزینه بالایی صرف نمایند ولی کارکنان هر روز صبح به محل کار مراجعه نمایند و کارت بزنند و خروجی خوب کاری هم نداشته باشند.

وجود اطلاعات کاری بر بستر امن

مجید حصارکی، مدیر توسعه کسب و کار شرکت آی کن نیز اعتقاد دارد که این روزها که ویروس کرونا شیوع یافته و مردم باید کمتر از خانه خارج شوند بهترین کار برای ادارات و سازمان ها دورکاری است.

حصارکی به ایران گفت: اگر سازمان و یا شرکتی به دنبال دورکاری است باید زیرساخت های سخت افزاری و نرم افزاری آن را پیش از این فراهم می کرد هرچند اگر چنین زیرساختی را فراهم نکرده باشند ولی باز می توان با استفاده از اینترنت و لپ تاپ کارکنان برای آماده سازی زیرساخت اقدام کرد و البته کارکنان در چنین شرایطی نباید متوقع باشند و باید به حل بحران که همانا با سلامتی آنها و خانواده شان ارتباط دارد درراه اندازی دورکاری یاری نمایند.

وی با بیان اینکه برای انجام دورکاری به زیرساخت نرم افزاری نیز احتیاج است، اضافه نمود: اطلاعات کاری باید در یک بستر امن (اینترنت، اینترانت یا یک شبکه اختصاصی) انجام گردد که در کشور اتوماسیون های اداری تحت وب با کیفیت بسیاری وجود دارند که می توان مکاتبات اداری را به صورت آنلاین با یاری کارکنان انجام داد. البته بعضی از مجموعه ها در کنار مکاتبات اداری به بستری برای مدیریت آنلاین فرم های کاری و اداری مانند مرخصی ها، مأموریت ها، جلسات، کارها، بازاریابی، حسابداری و... هم احتیاج دارند البته در این حوزه هم نرم افزار های بومی خوبی در کشور وجود دارد که اصطلاحاً به این نرم افزار ها سیستم مدیریت فرآیند های کسب و کار می گویند و می توان از آنها بهره برد.

این کارشناس حوزه فناوری به مهم بودن ارتباط آنلاین بین کارکنان مجموعه ها نیز اشاره نمود و گفت: ارتباط سازمانی آنلاین مانند ویدئو کنفرانس، چت سازمانی یا گروه کاری سازمانی آنلاین و در لحظه در دنیای امروز جزو لاینفک دنیای اجتماعی و ارتباطات است و اگر چت سازمانی و ساختارمند را از دورکاری کم کنیم احتمالاً ارتباطات به مشکل می خورد و کارها آنگونه که باید و شاید پیش نخواهد رفت بنابراین برای این موضوع هم می توان از نرم افزار های مدیریت فرآیند های کسب و کار بومی که چت سازمانی را نیز دارند استفاده کرد و به صورت مدیریت شده دراختیار کارکنان سازمان ها قرار داد.

وی نبود ساختار و روال ارتباطی بین واحدی یا بین سازمانی را یکی از چالش ها عنوان نمود و گفت: وقتی دورکاری صورت می گیرد کارکنان باید به صورت غیرحضوری با هم در ارتباط باشند درحالی که پیش از این در یک محیط کار به صورت نامنظم و بدون ساختار با هم در ارتباط بودند از این رو به همین دلیل ممکن است با چالش های ارتباطی روبرو شوند.

حصارکی اعتقاد دارد کارکرد کارکنان نیز باید اندازه گیری گردد و در حالت عادی شرکت های برای مشخص شاخص و اندازه گیری از kpi (شاخصی برای اندازه گیری عملکرد در رسیدن به اهداف)یا okr(فرآیند رهبری برای تنظیم، ارتباط و نظارت اهداف) استفاده می نمایند و برای دور کاری نیز مسئله ای بوجود نمی آید اما اگر هیچ شاخصی تعریف نشده باشد دورکاری برای اندازه گیری به مشکل می خورد بنابراین باید برای اینکه کارکنان دورکاری را با تعطیلی اشتباه نگیرند و عملکرد آنها ارزیابی گردد باید شاخص هایی تعریف گردد.